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Experience and Learning

Unsere Erfahrungen mit Remote Work

Standortunabhängige Arbeiten birgt enorme Vorteile für die Unternehmenskultur

April 06, 2020

Auth0 wurde 2013 von Matías Woloski (Buenos Aires) und Eugenio Pace (Mitbegründer) in Redmond gegründet. Pace war zuvor im Bereich Identitätsmanagement bei Microsoft beschäftigt. Das Problem nur: beide Gründer waren ca. 11.000 km voneinander entfernt. Diese Distanz gab schließlich den Ausschlag dafür, Auth0 als Remote Company aufzubauen.

Heute beschäftigt Auth0 über 660 Mitarbeiter, in mehr als 35 Ländern wobei ca die Hälfte der Beschäftigten aus dem Homeoffice heraus arbeiten. Büros unterhält das einstige Start-up aus Bellevue/Washington nur an wichtigen Knotenpunkten für seine Kunden: Buenos Aires, Bellevue, London, Sydney, Tokio und Singapur. Dieses größtenteils standortunabhängige Arbeiten birgt enorme Vorteile für die Unternehmenskultur, und verbessert Effizienz und Produktivität, beispielsweise wenn es um schnelles Wachstum geht.

Nachfolgend skizziert Auth0 seine operativen Erfahrungen und Learnings, wenn es um die Mitarbeiterführung „aus der Distanz“ geht:

üBer Kommunikation Wissen und Zusammenhänge Vermitteln

  • Verständlich schreiben und Hintergründe vermitteln. Wenn es darum geht, sich mit Kollegen aus anderen Kulturkreisen auf die richtigen Sachverhalte und Aufgabenstellungen zu verständigen, sollte man jederzeit bemüht sein, verständlich zu schreiben. Techniken wie die einseitigen/sechsseitigen Storys von Amazon sind eine gute Inspiration dafür. (Beispiel: https://blog.usejournal.com/writing-docs-at-amazon-e025808616bd).

  • Auth0 nutzt diese Art der Kommunikation in seinen Chats z.B. über Links zu Dokumenten (Google Docs). Wir haben auch ein firmeneigenes Wiki, in dem „dauerhaft angelegte“ Inhalte verfasst werden, die sich mithilfe von Links hierarchisch strukturieren lassen. Jeder Mitarbeiter und jeder Unternehmensbereich hat hier sein eigenes Wiki.

Ob Videokonferenz Oder Chat Hängt Von Der Dialogtiefe Ab

  • Videokonferenzen sind immer dann sinnvoll, wenn man viele Mitarbeiter gleichzeitig informieren muss und deren Reaktion auf die Thematik wichtig ist Zudem werden Videokonferenzen immer dann wichtig, wenn die Themen von breitem Interesse für die Firma sind. Wir haben uns dafür eine implizite Regel zugelegt: Wenn eine Chatunterhaltung (Slack) zu lang wird (z. B. bei mehr als 5 langen Nachrichten zwischen zwei Personen auf einem öffentlichen Kanal), wird empfohlen, aus dieser Unterhaltung eine Videokonferenz zu machen (Zoom). Chats sind stark transaktionale Instrumente, die nicht auf das Argumentieren sondern zunächst auf das Sammeln von Eindrücken und Informationen ausgerichtet sind. Häufig sind sie monothematisch. (z.B. der Inhalt eines Blogs oder Kundenfeedback kurz zu besprechen) . Chats eignen sich hervorragend dafür, Dinge schnell zu lösen (z.B. ein Meeting festzulegen).

  • Aber auch das Chatten will gelernt sein, wenn es darum geht, effizienter und produktiver mit diesen Tools zu arbeiten. Beispiel: Deaktivieren Sie Benachrichtigungen von öffentlichen Kanälen. Regen Sie die Verwendung von „Threads“ an, damit die Kanäle übersichtlich gehalten werden. Geben Sie den „Titel“ des Themas ein, über das Sie sprechen möchten. Verwenden Sie keinen @channel (bei dem alle benachrichtigt werden), es sei denn, es ist absolut notwendig. Die Teilnehmer müssen nicht sofort reagieren, und die Nutzung von öffentlichen Kanälen wird angeregt, damit alle informiert werden usw.

Dezentrale Kommunikation Funktioniert Nur üBer Vertrauen

  • Standortunabhängiges Arbeiten erfordert Vertrauen seitens der Führungskräfte. Wer seine Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten lässt, sollte ausschließlich über ergebnisbasiertes Arbeiten führen. Bei dieser Art und Weise der Zusammenarbeit kann es nicht um die Kontrolle des Mitarbeiters gehen, sondern vielmehr darum, ihn bei eigenverantwortlichen Aufgaben so gut wie möglich zu unterstützen. Wir bei Auth0 haben für dieses Arbeitsumfeld eine bestimmte Methodik der Zielvereinbarung - und Umsetzung implementiert (OKR). Es funktioniert so, dass das Unternehmen 3-4 Strategieziele für das Jahr kommuniziert, die dann von den einzelnen Unternehmensbereichen und regionalen Gruppen auf ihre Quartalsziele heruntergebrochen werden. In der Umsetzungsphase kommt es dabei vor allem darauf an, dass alle Mitarbeiter, mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und kulturellen Hintergründen die Quartalsziele verstehen und für sich selbst einordnen können.

  • Ergebnisdokumentation ist Pflicht. Begrüßen Sie zum Beispiel Ihr Team, wenn Sie Ihren Tag beginnen, kommentieren Sie, woran Sie arbeiten werden, senden Sie eine Zusammenfassung Ihrer Aktivitäten an diesem Tag mit Screenshots oder Links (zu Dokumenten, Code usw.). Das gilt übrigens nicht nur für das Team, sondern auch für das Führungsteam. Die schriftliche Dokumentation von Strategie, Zielen und Weiterentwicklung oder Learnings ist sehr wichtig, damit alle wissen und verstehen wohin es gehen wird.

Ein gutes Beispiel liefert dieser TED Talk aus der Auth0-Führungsriege.

Remote Work Macht Werte Greifbar

  • Arbeiten Teams vorwiegend remote sind alle Gespräche „Transaktional“ und haben einen bestimmten verpflichtenden Charakter. Ungeachtet ob nun mit dem engsten Führungsteam oder aber mit der gesamten Belegschaft gesprochen wird. Es entsteht damit automatisch mehr Verbindlichkeit in den Gesprächen, als wenn man sich im Flur oder in der Kaffeeküche über den Weg läuft und eben schnell etwas informell verabredet. Das hat Vor- und Nachteile: vorteilhaft ist, dass eine höhere Verbindlichkeit entsteht, da das Vereinbarte stets schriftlich manifestiert wird und für die Mitarbeiter sichtbar ist. Als nachteilig hat sich erwiesen, dass es länger dauert, bis sich jeder in die Dokumentationen eingelesen hat und das Ganze für sich in die Umsetzung bringt.

  • Die Gefahr in dieser Vorgehensweise ist natürlich auch, dass Teammitglieder nicht immer gleich verstehen (sprachlich) und nachvollziehen können, was für sie jetzt zu tun ist. Daher müssen alle gleichermaßen darauf achten, klar auszuformulieren, was genau zu tun ist, wenn nötig in mehreren Iterationsstufen. Für das Management bedeutet das ebenfalls, die Ziele für das Unternehmenswachstum auf Team/Arbeitsebene herunterzubrechen. Alles ist wiederum schriftlich zu fixieren, damit sich jeder Mitarbeiter in seiner täglichen Arbeit daran orientieren kann.

  • Das sieht bei Auth0 dann so aus:

    • N + 1 > N: Diese Gleichung bezieht sich auf die Fähigkeit, „iterativ“ zu arbeiten und zu lernen. Es ist wichtig, sich weiterzuentwickeln und etwas zu liefern, egal wie klein der Wertzuwachs am Anfang auch sein mag. Das Ziel besteht darin, das Unternehmen jederzeit agil zu halten und gleichzeitig eine entsprechende Lernkultur zu pflegen.
    • Keine halben Sachen („Give a Shit“): Dies bezieht sich darauf, dass wir niemals halbherzig an unsere Projekte herangehen. Die Menschen, die bei Auth0 arbeiten, verfolgen ihre Arbeit stets mit großem Commitment und großer Leidenschaft.
    • One Team, One Score: Das bedeutet, dass sich Auth0 stets als großes Team nicht etwa als abstrakte Firma begreift. Denn gerade in einer dezentralen Arbeitsorganisation besteht immer die Gefahr, sich in Silos abzuschotten. Mit anderen Worten ist es leicht, seine eigene Süppchen zu kochen, wenn man allein zu Hause arbeitet. Auth0 stellt die Förderung des Teamgedanken stets in den Mittelpunkt seines Schaffens.

  • Jeder dieser Werte verfügt über ein Emoji, und Menschen können mit diesen Emojis auf eine Nachricht „reagieren“ und so den Wert verstärken, der mit der betreffenden Nachricht mitschwingt. Diese Werte (und ihre Emojis) werden auch bei der Kommunikation verwendet. Jede Nachricht ist eine Gelegenheit, Werte zu stärken.

Values

  • Diese drei Grundsätze versuchen wir täglich für unsere Mitarbeiter erlebbar und greifbar zu machen. Denn jeder hat seine individuellen Gewohnheiten und Verhaltensweisen, da ist es wichtig, diese täglich mit unserem Werteverständnis abzugleichen. Das ist ein wichtiges Instrument für uns, das nicht nur dafür sorgt, dass alle auf demselben Stand sind, sondern sich langfristig identifizieren können.

Remote Worker Persönlich Treffen

(für die Zeit nach Covid-19)

  • Trotz aller Vorzüge des remote workings, ist es wichtig, dass sich alle Mitarbeiter mindestens einmal pro Jahr im Team treffen. In der Regel treffen sich die Teams von Auth0 ein- oder zweimal pro Jahr an einem Ort der Welt, der allen Mitarbeiter zusagt. Dabei müssen die Treffen nicht notgedrungen in den eigenen Firmenräumen abgehalten werden (dabei kann es sich um Büros, Airbnb-Unterkünfte, Coworking-Räume usw. handeln).

  • Die Führungsteams treffen sich dagegen alle drei Monate. Dabei werden die Quartalsziele geplant. Am Ende des Quartals, gibt es ein Review aus den unterschiedlichen Bereichen, so dass alle die nächsten Quartalsziele planen können..

  • Außerdem führen wir eine einwöchige Einarbeitung neuer Mitarbeiter in der Niederlassung in den Vereinigten Staaten durch.

  • Zusätzlich veranstalten wir einmal im Jahr ein externes Treffen für das gesamte Unternehmen, bei dem wir die soziale Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen und Teamaktivitäten fördern.

  • Bei all diesen persönlichen Treffen handelt es sich um optionale Möglichkeiten die dazu beitragen, Entscheidungen zu beschleunigen und Vertrauen langfristig aufzubauen.

Arbeitstechniken Für Remote Worker

  • Aufschieberitis und Ablenkung vermeiden: Mit der Konzentration ist das im Homeoffice so eine Sache. Es lauern viele Ablenkungen. Daher ist es ratsam, sich ein ruhiges Zimmer oder einen ruhigen Raum zu suchen, um ungestört Sachverhalte durchzuarbeiten oder etwas zu lernen. Empfehlenswert ist hier die sogenannte Pomodoro-Technik (Francesco Cirillo). Er erfand diese Methode des Zeitmanagements, indem er einen Kurzzeit-Wecker einsetzte. Legen Sie also eine fiktive Zeitspanne, zum Beispiel 25 Minuten fest, in der Sie sich auf etwas konzentrieren und es bearbeiten. Danach dann 5 bis 10 Minuten Pause einlegen. Wiederholen Sie dann die 25 Minuten Intervalle und anschließende Pausen und schauen, was Sie bis dahin bereits geschafft haben. Schauen Sie unter Wikipedia nach (https://de.wikipedia.org/wiki/Pomodoro-Technik – https://tomato-timer.com/).

  • Informelle Gespräche: Eine weitere Methodik, die wir in der Arbeit mit Remote Workern praktizieren, ist die Förderung von informellen 30-minütigen Gesprächen zwischen zufällig ausgewählten Personen aus dem Unternehmen. Dazu nutzen wir die Slack-App namens Donut. Über die App wird eine Nachricht an drei Personen ungeachtet ihrer jeweiligen Rollen und Positionen gesendet, denen dann drei Möglichkeiten angeboten werden, sich zu treffen. Dann sprechen diese Personen über ein Thema (über Zoom), und am Ende machen sie ein Foto und senden dieses über einen öffentlichen Kanal.

  • Brainstorming/Whiteboarding: Am schwersten lassen sich Brainstorming und die Versammlung um eine Tafel virtuell abbilden. Externe Treffen helfen dabei, sich während einer Woche auf diese Aktivitäten zu konzentrieren, aber oft können Sie sich nicht physisch zusammenfinden. Es gibt Anwendungen wie Mural oder Miro, die wie grenzenlose Tafeln für die Zusammenarbeit (und auch in Echtzeit) funktionieren. Wenn Sie die Möglichkeit haben, einen elektronischen Stift zu nutzen, können Sie das Gefühl erzeugen, vor einer Tafel zu sitzen.

  • Homeoffice: Ein separater Raum mit Tür ist perfekt, idealerweise mit Tageslicht, bequemem Stuhl, Monitor und externer Tastatur, guten Kopfhörern und einer Kamera (ich verwende eine MacBook-Kamera mit AirPods, aber es gibt noch viel bessere Sachen). Ich hatte das Glück, ein „Stehpult“ aus den USA mitbringen zu können, bei dem die Höhe der Tischplatte angehoben und abgesenkt werden kann, sodass Sie die Haltung (sitzend/stehend) wechseln können – siehe Foto unten.

Remote Work Sichern mit It-Equipment UND Tools

Eine enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung ist ratsam

  • Mitarbeiter verantworten ihr IT-Equipment: Alle Mitarbeiter erhalten von Auth0 einen Laptop (Macbook Pro) und haben ein Budget, das sie für ihr Homeoffice ausgeben können. Wir empfehlen bestimmte Dinge und legen jeweils ein Ausgabelimit fest (siehe Liste unten). Die Mitarbeiter kaufen eigenständig unter Beachtung dieser Limits pro Artikel ein, und dann erstatten wir die Beträge, die die Mitarbeiter ausgegeben haben.

  • Verwalten mobiler Geräte: Für Laptops verwenden wir die Software JAMF, die speziell für Mac entwickelt wurde, aber auch mit Windows und Linux funktioniert. Für Telefone verwenden wir die Google-Mobilgeräteverwaltung.

  • Single Sign-on: Wir verwenden Auth0 und G Suite, sodass Mitarbeiter über einen einzigen Benutzernamen und ein einziges Passwort für den Zugriff auf alle Anwendungen verfügen. Die ausgereiftesten SaaS-Anwendungen bieten die Möglichkeit, SAML zu konfigurieren (das für SSO verwendete Protokoll).

  • Passwort-Manager: Es gibt viele Anwendungen, die speziell auf den Verbraucher ausgerichtet sind (z. B. Twitter), die SAML (SSO) nicht unterstützen, sondern nur die individuelle Benutzer/Passwort-Kombination. In diesem Fall besteht die einzige Option darin, einen Passwort-Manager zu verwenden. Wir verwenden 1Password für Teams. Die Lösung bietet mehrere „Tresore“ (ein Tresor ist wie ein Passwortspeicher), die mit verschiedenen Mitarbeitergruppen geteilt werden können, sodass nur die jeweils richtigen Personen auf E-Mails/Passwörter zugreifen können.

  • VPN: Fast alles ist OHNE VPN zugänglich (Zero Trust-Konzept). Für den Zugriff auf das private Netzwerk verwenden wir jedoch VPN Pritnul, eine Open-Source-Software, die aber auch einige Funktionen und Support-Leistungen für Unternehmen bietet. Pritnul bietet Unterstützung für DUO, eine Lösung die einen zweiten Faktor über Push-Benachrichtigungen an eine App verfügbar macht.

  • AWS und GitHub: Wir haben ein internes Tool entwickelt, um für AWS- und rollenbasierte GitHub (RBAC)-Ressourcen Berechtigungen zu gewähren. Beispielsweise übernimmt das XYZ-Team die Rolle des XYZ-Mitglieds (die von der Entwicklerrolle übernommen wird) und hat Zugriff auf bestimmte Repositorys und bestimmte AWS-Ressourcen.

  • Ticketsystem: Wir verwenden Jira Service Desk (Teil der Atlassian-Suite) zur Verwaltung von Tickets. Der Vorteil von JSD ist, dass die Lösung an Ihren Workflow angepasst werden kann.

  • HR: Wir verwenden BambooHR als HRIS (Human Resource Information System). Das System verfügt über eine (nicht sehr gute) API, die zumindest ein paar benötigte Funktionen bietet (z. B. Bereitstellung von Informationen darüber, wer der Manager eines Mitarbeiters ist und für Genehmigungen zuständig ist).

  • Wiki: Wir verwenden Atlassian Confluence. Es gibt auch andere Optionen. Zum Beispiel ist Notion.so ebenfalls eine sehr gute Lösung, die benutzerfreundlicher ist als Confluence. Der Unterschied besteht darin, dass Confluence „unternehmensgerechter“ ist (Unterstützung für SSO, SOC2-Compliance usw.)

  • Videoanrufe: Zoom. Das ist das beste Tool, das es heute für zuverlässige Videoanrufe gibt.

  • Chat: Slack.

  • Git: GitHub. Es gibt auch andere Optionen wie GitLab/Bitbucket.

  • Docker: Es gibt gehostete Docker-Registrys (z. B. AWS ECR).

  • CI/CD: Jenkins. Wir führen dieses System bei historischen Problemen aus. Es gibt SaaS-Systeme wie CircleCI. Bitte berücksichtigen Sie, wie sich das jeweilige System mit Ihrer aktuellen Umgebung integrieren lässt (fragen Sie sich z. B., ob Sie Ressourcen auf Ihren Servern oder in VPCs vorhalten).

Anhang

Pomodoro

Pomodoro

Donut-Meetings

Donut Meetings

Homeoffice

Homeoffice

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Hinweis: Diese Zahlen gelten für die USA. Da wir ein weltweit tätiges Unternehmen sind, orientieren wir uns an diesen Zahlen. Jedes Land passt sich an die Gegebenheiten und Preise an, die dort vorgefunden werden.

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