BizReach migra sin problemas más de un millón de usuarios a Auth0

1 millón

de usuarios se migraron sin problemas a Auth0

8 meses

para completar la migración con un equipo de 3 ingenieros

50 %

de reducción en el costo de implementación y operación en comparación con el desarrollo interno

BizReach, con sede en Shibuya-ku (Tokio), gestiona una variedad de servicios basados en TI en el ámbito de la tecnología de RR. HH., con la misión de “ofrecer opciones y posibilidades a los profesionales”. 

En una era de cambios sustanciales en la estructura social y el mercado laboral, donde las ideas convencionales sobre cómo trabajar ya no son válidas, BizReach se esfuerza por concretar la visión de convertirse en una “infraestructura del ámbito profesional”.

“El Departamento de Desarrollo de Plataformas, creado dentro de la División de Productos de Reclutamiento, es responsable del desarrollo de los productos de BizReach. El Departamento de Desarrollo de Plataformas no desarrolla directamente productos para los clientes, sino que fortalece las funciones y la infraestructura necesarias para el desarrollo de productos, con el fin de dar vida a la infraestructura del ámbito profesional del futuro”, afirma Shintaro Kikuchi, jefe del Departamento de Desarrollo de Plataformas de la División de Productos de Reclutamiento.

“En una época en la que las personas suelen vivir hasta los 100 años, será común que cambien de trabajo muchas veces. Muchas personas siguen creciendo profesionalmente en todas las etapas de su vida, ya sea que recién se gradúen, se conviertan en profesionales jóvenes, lleven varios años de trayectoria o ya tengan mucha antigüedad”. Como “infraestructura del ámbito profesional”, lo que busca BizReach es desarrollar servicios que acompañen las trayectorias profesionales individuales en diversos campos. “Específicamente, anticipamos que el alcance de los cambios de profesión crecerá en el futuro y que las necesidades de quienes busquen empleo y de los empleadores serán más fragmentadas. Seguiremos mejorando la calidad de cada función de nuestra plataforma, por ejemplo, en términos de precisión de búsqueda y recomendaciones, para acelerar el crecimiento de nuestro negocio”, dice Kikuchi.

Mientras mejoraba y fortalecía constantemente la infraestructura de gestión, el Departamento de Desarrollo de Plataformas se apresuró a iniciar la renovación de la plataforma de autenticación para el producto BizReach. La plataforma del producto consta de plataformas B2C (miembros que buscan empleo) y B2B (empresas de reclutamiento). Auth0 Platform se adoptó como infraestructura de autenticación para la plataforma B2C. Los objetivos principales eran tres:

El primero era permitir a los usuarios utilizar los servicios en toda la plataforma con una sola cuenta y contraseña. Cada uno de los productos de la empresa, incluido BizReach, tiene una fase y un modelo de negocio diferentes. En las primeras etapas del lanzamiento, se priorizó la viabilidad de cada negocio, por lo que las funciones de autenticación se desarrollaron de forma independiente para cada producto. Por ejemplo, para usar varios productos, los usuarios tenían que registrarse en cada uno. Sin embargo, previendo que desarrollaría una variedad de servicios en el futuro, la empresa enfatizó que los usuarios debían poder usar los servicios en toda la plataforma con una sola cuenta y contraseña.

“Queríamos integrar nuestra infraestructura de autenticación con Auth0 y crear un entorno en el que los clientes pudieran usar cómodamente los servicios en toda la plataforma con Single Sign-On”, explica Kikuchi.

El segundo objetivo era reducir el costo de implementación y funcionamiento de las características de autenticación al desarrollar nuevos servicios. “Dado que la autenticación y la autorización requieren un alto nivel de conocimiento especializado, si desarrolláramos nuestro propio sistema de autenticación y autorización, tendríamos que seguir contratando a ingenieros para este propósito, lo que podría aumentar mucho los costos operativos”, afirma Kikuchi.

“El mecanismo de autenticación y autorización es muy complejo, y la seguridad también es una preocupación importante. Si se produjera una filtración de información confidencial o personal, eso podría sacudir las bases de la empresa. Por este motivo, al desarrollar un sistema de autenticación por cuenta propia, es fundamental asignar siempre a los mejores ingenieros al sistema, pero cada año resulta más difícil conseguir ingenieros de excelencia en Japón. Nos enfrentamos a la decisión financiera de incluir el costo de implementar y operar la infraestructura de autenticación como un costo de personal o como un costo de software a través de un servicio como Auth0. El dominio principal de nuestro negocio no es la autenticación, sino la coincidencia de resultados. Por lo tanto, queríamos concentrar los recursos de nuestros excelentes ingenieros de software en ese ámbito”, dice Kikuchi.

El tercer objetivo era gestionar de forma centralizada las contraseñas y otra información confidencial para reducir el riesgo de filtraciones y uso no autorizado. Desarrollar funciones de autenticación de forma independiente para cada producto aumenta el riesgo de seguridad y, además, se deben adoptar medidas de seguridad individuales. “En vista de eso, decidimos que la gestión centralizada con Auth0, que ofrece diversas funciones de seguridad y un sistema sólido para garantizar la protección, era una respuesta más adecuada a los riesgos de seguridad”, explica Kikuchi.

“El costo de aprendizaje es otra razón por la que elegimos Auth0. Una vez desarrollada la función de autenticación, queda mucho por hacer después. La persona que lo desarrolló tiene el conocimiento y la experiencia; pero, si otro ingeniero es responsable del mantenimiento y la operación, podría carecer de dicho conocimiento y experiencia, lo que generaría un nuevo costo de aprendizaje”, afirma Ryohei Yamamoto, del Departamento de Desarrollo de Plataformas, que forma parte de la División de Productos de Reclutamiento.

En este contexto, el Departamento de Desarrollo de Plataformas formó un equipo de proyecto de infraestructura de autenticación en agosto de 2021 para comenzar la migración a Auth0. En el proceso de migración real, lo más importante para el equipo era evitar que se cerraran las sesiones de los usuarios actuales. 

En el momento de la migración, el producto BizReach era uno de los servicios de búsqueda de empleo más importantes de Japón, con más de un millón de usuarios (2,27 millones al 31 de octubre de 2023) que podían ser reclutados, y un número considerable de usuarios mensuales. En la transición a una nueva plataforma de autenticación, obligar a los usuarios a cerrar sesión podría provocar que un gran número de miembros no pudieran continuar utilizando el servicio.

“A diferencia de los servicios B2B, donde el inicio de sesión con una dirección de correo electrónico y una contraseña es habitual, los servicios B2C son más propensos al olvido de contraseñas, ya que los clientes no inician sesión con frecuencia. Una vez que un cliente olvida su contraseña, puede abandonar el servicio sin volver a iniciar sesión. En el pasado, al migrar usuarios a una nueva infraestructura de autenticación para un servicio B2C, tuvimos que cerrar la sesión de todos una vez y muchos de ellos no regresaron. Debido a este error, en esta ocasión, queríamos asegurarnos de que no se cerrara la sesión de los usuarios actuales durante la migración”, explica Yamamoto.

El Departamento de Desarrollo de Plataformas recurrió a las numerosas funciones de migración de Auth0. Específicamente, la migración a Auth0 se dividió en dos etapas: “migración individual de usuarios activos” y “migración por lotes de otros usuarios (inactivos)”. La función de migración automática de Auth0 se utilizó para la “migración individual de usuarios activos” que se habían registrado recientemente y habían iniciado sesión en BizReach. Al escribir un archivo de secuencia de comandos llamado Custom Database Action Script, los datos de los usuarios se migraron junto con las API de servicio y las bases de datos de la empresa.

“Cuando un usuario inicia sesión con su dirección de correo electrónico y su contraseña, la información del usuario se recupera de la base de datos de usuarios de Auth0. Si los datos no existen, la información del usuario se recupera de la base de datos de usuarios actual de BizReach mediante nuestra propia secuencia de comandos. Si hay información en la base de datos de usuarios, se registra automáticamente en la base de datos de usuarios de Auth0 con un ID de BizReach para completar la migración”, detalla Yamamoto.

Si bien la función de migración automática solo está disponible para inicios de sesión que utilizan direcciones de correo electrónico y contraseñas, y no para usuarios con conexiones sociales, la función de inicio de sesión social de Auth0 se puede utilizar para conectarse a diversas plataformas sociales. Cuando un usuario inicia sesión en una de estas plataformas, la información se registra primero en la base de datos de usuarios de Auth0. Luego, con la función Actions (antes conocida como Rules), el ID de usuario de la plataforma social se agrega al token de ID del usuario y se vincula a la base de datos de usuarios actual de BizReach. Después, el ID de usuario de BizReach se envía al usuario de destino mediante la API de gestión para otorgar los ID de usuario.

Por otro lado, para la migración por lotes de otros usuarios (inactivos), BizReach usó la funcionalidad de importación por lotes que brinda Auth0. Específicamente, los datos que se debían migrar se obtuvieron de la base de datos de usuarios de BizReach y se creó un archivo JSON que definía la información del usuario. Luego, este archivo se migró por lotes a la base de datos de usuarios de Auth0 con la API de gestión.

Si bien se suele decir que es muy difícil migrar las funciones de autenticación de servicios en uso, la migración se completó con éxito sin cerrar la sesión de ninguno de los más de un millón de usuarios de BizReach al utilizar bien las funciones de Auth0.

“Algunos de nuestros clientes tal vez notaron el cambio en la pantalla de inicio de sesión, pero pudieron usar el servicio BizReach como antes sin ser particularmente conscientes de la actualización. Es un logro enorme que, desde la transición a la nueva plataforma de autenticación, ningún cliente haya abandonado el servicio porque se cerró su sesión”, afirma Kikuchi.

La migración real demoró alrededor de ocho meses: aproximadamente un mes de verificación técnica, seis meses de diseño y desarrollo, y un mes de pruebas. El proceso estuvo a cargo de tres ingenieros del Departamento de Plataformas.

“El trabajo básico de migración fue rápido, pero llevó algo de tiempo migrar a los usuarios que no utilizaban el flujo estándar de inicio de sesión y autenticación, como los usuarios de plataformas sociales y aquellos registrados con direcciones de correo electrónico que no cumplían con el estándar RFC. En nuestro caso, se trató de una situación excepcional, ya que implementamos el sistema en un producto que llevaba más de diez años en funcionamiento; sin embargo, si se trata de un servicio nuevo o con poca antigüedad, creo que la migración puede realizarse en aproximadamente uno o dos meses”, afirma Kikuchi.

Aunque no es posible hacer una comparación exacta con el tiempo de desarrollo original, Kikuchi afirma que las horas de trabajo del personal se redujeron a la mitad. “Si hubiéramos desarrollado el sistema nosotros mismos con tres personas, habríamos tenido que incurrir en gastos de desarrollo y verificación para las funciones de seguridad que actualmente protege Auth0, lo que habría demandado más recursos humanos y un cronograma de desarrollo más extenso. Si tenemos en cuenta esto, es probable que Auth0 haya contribuido a una reducción superior al 50 %. Otro gran beneficio es que el tiempo ahorrado se puede destinar al desarrollo de otros sistemas”, afirma Kikuchi.

¿Por qué el Departamento de Desarrollo de Plataformas eligió Auth0 entre los diversos servicios de autenticación, autorización, gestión y control de acceso basados en la nube que estaban disponibles?

“Si bien comparamos varios productos, elegimos Auth0 porque tenía la funcionalidad de migración de usuarios más extensa y porque nos preocupaba que no se cerrara la sesión de los usuarios actuales durante la migración. También evaluamos la seguridad, la disponibilidad y el soporte, y tomamos una decisión teniendo en cuenta todo eso”, explica Kikuchi. 

En términos de seguridad, BizReach notó que Auth0 tiene muchos más métodos de autenticación, como Multi-Factor Authentication (MFA) y las claves de acceso, y se pone rápidamente al día con las nuevas funciones de autenticación.

“Cuando alguien desarrolla un sistema propio, debe tener muy en cuenta las demoras en responder a las nuevas amenazas de seguridad. En este sentido, Auth0 está equipado con una variedad de funciones de seguridad, como Brute-Force Protection y Suspicious IP Throttling, por lo que no es necesario que desarrollemos y operemos nada por nuestra cuenta. Además, los ciberataques son cada vez más sofisticados y diversos, y resulta muy costoso para una empresa común como la nuestra mantenerse al día. Aunque contamos con nuestra propia oficina de seguridad, debemos abordar varios problemas además de la autenticación”, dice Kikuchi

En cuanto a la disponibilidad, Auth0 “se ejecuta en Amazon Web Services (AWS), que también utilizamos para nuestros propios productos; este sistema garantiza una tasa de disponibilidad del 99,99 % en su SLA (la más alta entre los productos que comparamos) y ejecuta el 98 % de las solicitudes de autenticación en 500 ms”, explica Yamamoto. La latencia fue una prioridad clave para el equipo de BizReach. En términos de soporte, los factores más importantes para Yamamoto fueron “el tiempo de respuesta rápido y preciso cuando nos comunicamos con soporte” y “la documentación sobre varios casos de uso y prácticas recomendadas para usar API específicas”.

“Si dichos recursos no estuvieran disponibles, alguien podría usar el sistema sin saberlo de una manera que reduzca el rendimiento, o podría necesitar comunicarse con soporte porque desconoce la causa de un problema. Los ingenieros están más satisfechos cuando pueden resolver el problema de inmediato gracias a la documentación y cuando dedican el menor tiempo posible a realizar consultas”, afirma Yamamoto.

Yamamoto también indicó que otro beneficio de Auth0 fue que el equipo pudo responder a las consultas de los usuarios de manera más eficiente después de la migración e identificar fácilmente la causa de los problemas mediante paneles y registros de eventos. Además, el Departamento de Desarrollo de Plataformas creó una pantalla de gestión única para el Departamento de Soporte al Cliente, que es directamente responsable del servicio al cliente. De ese modo, las consultas de los clientes se puedan resolver dentro del Departamento de Soporte al Cliente.

“Creamos una pantalla de administración diseñada para que aquellos empleados que no fueran ingenieros también pudieran usar la API para obtener los registros de eventos de Auth0 y verificarlos. Esto permite a nuestro personal de soporte al cliente verificar los registros de eventos con el número de miembro o la dirección de correo electrónico del cliente, de modo que la consulta casi nunca llega a nosotros, los ingenieros”, afirma Yamamoto.

Muchas empresas pueden dudar a la hora de implementar un proyecto a gran escala, como la renovación de la infraestructura de autenticación de un extenso servicio en uso (como los productos de BizReach), debido a los elevados costos humanos y financieros involucrados. Sin embargo, la introducción de Auth0 de parte del Departamento de Desarrollo de Plataformas pone en evidencia la postura proactiva de la empresa, que busca invertir desde una perspectiva a mediano y largo plazo sin verse limitada por costos a corto plazo, siempre y cuando la inversión sea necesaria para el crecimiento del negocio.

“Al considerar el crecimiento del negocio, una estrategia sería minimizar los costos manteniendo bajas las inversiones, ya que las ganancias de la empresa son las ventas totales menos los gastos. Sin embargo, cuando se trata de la infraestructura de autenticación, es difícil contratar ingenieros de alto nivel teniendo en cuenta los riesgos de seguridad, por lo que merece la pena invertir en un producto como Auth0. En otras palabras, es una cuestión de dónde invertir los recursos de ingeniería. Con el fin de brindar beneficios que tengan un impacto positivo en la sociedad, creo que los desarrolladores y la gerencia realmente quieren enfocar sus recursos en los ámbitos principales que generen competitividad en el negocio. Estamos en una situación en la que, sin importar cuántos recursos de desarrollo tengamos, no son suficientes para hacer realidad nuestra visión de una infraestructura del ámbito profesional. Por eso, decidimos que es esencial invertir en una infraestructura de autenticación que no forme parte de nuestro ámbito principal, teniendo en cuenta los costos a mediano y largo plazo, con el fin de aumentar las ventas principales y garantizar la seguridad”, explica Kikuchi.

Indudablemente, el Departamento de Desarrollo de Plataformas logró sentar las bases para crear una infraestructura del ámbito profesional gracias a una rápida inversión en la infraestructura de autenticación y al fortalecimiento de las bases de la gestión.

“En el futuro, incorporaremos proactivamente funciones para que los clientes utilicen nuestros productos sin estrés, como el fortalecimiento de la autenticación de usuarios con MFA y la compatibilidad con claves de acceso para aumentar la facilidad de uso”, afirma Kikuchi. Además, la empresa tiene la intención de ofrecer una plataforma de búsqueda de coincidencias más práctica aprovechando la base de clientes que gestiona Auth0 para lanzar nuevos productos. Por último, la empresa busca aprovechar el conocimiento y la experiencia adquiridos mediante esta implementación para ampliar la presencia de Auth0 en el aspecto B2B del negocio.